7 conseils pour être plus efficace au travail

* Pourquoi 7 ? En psychologie cognitive, l’article scientifique The Magical Number Seven, Plus or Minus Two de George Armitage Miller établit que le nombre sept correspond approximativement au nombre maximal d’éléments qu’est capable de traiter l’esprit humain.

Chez Brainswatt, on s’est rendu compte il n’y a pas très longtemps qu’il y avait plein de petites choses qui polluaient notre temps et notre efficacité. Alors on a décidé de vous dire tout ce que l’on utilisait pour être le moins touché ! Cet article vous montrera donc comment, grâce à des ajustements simples et rapides, vous pourrez être plus efficace et donc gagner du temps.

 

  • La loi de Pareto ou comment identifier les tâches stratégiques

Dans notre vie et particulièrement au travail, il y a toujours une tâche qui nous tombe dessus à la dernière minute : des changements de plans, des accélérations de processus… Alors oui, des éléments à penser et à faire, on en a plein. Mais il existe une loi, celle de Pareto ou la loi des 80/20, qui va vous permettre d’être un peu moins surchargé.

Le principe : 20% de notre activité génère 80% de nos bénéfices.

Ça veut tout simplement dire qu’à l’inverse, 80% de notre activité n’est pas aussi efficace – ou importante – que nous le pensons et que nous pouvons donc sûrement enlever quelques tâches de notre to-do !

Pour identifier vos 80/20, il vous faut intégrer les cases suivantes dans un tableau :

Les données à observer doivent être classées par ordre décroissant selon leur nombre d’observations. Ensuite, vous pourrez calculer le cumul (la somme de tous les nombres d’observations). Vous finirez par calculer le pourcentage de chaque donnée en fonction de son nombre d’observations par rapport au cumul total. Exemple ci-dessous :

Via un outil comme Excel ou Numbers, vous pourrez ensuite transformer ce tableau en diagramme qui vous montrera immédiatement quelles sont les tâches les plus importantes dans votre travail. Ainsi, vous pourrez vous concentrer davantage sur celles-ci et en abandonner – ou déléguer – d’autres.

 

  • Ne plus raisonner en tâches mais en objectifs

Avouez-le, vous êtes plus motivé à l’idée d’avoir un but et de le réaliser que lorsque vous voyez votre to-do remplie d’éléments divers et variés. Dans cette idée, nous vous conseillons de ne plus noter ces tâches telles quelles mais plutôt de les traduire en objectifs. Par exemple, si je dois faire un devis pour un nouveau client, mon objectif est de le faire signer ! On se retrouve face à une to-do plus motivante et intéressante.

Dans la même idée, n’hésitez pas à chronométrer vos objectifs, c’est-à-dire à vous donner un temps restreint pour les faire. C’est un fait, avoir du temps vous pousse à la procrastination : ne nous dites pas que vous faites tout un mois en avance… Le sentiment d’urgence ressenti à l’occasion d’une deadline proche nous permet d’être plus effectif et donc de travailler mieux et plus rapidement. En identifiant vos objectifs prioritaires (grâce à la loi 80/20) et en les timant, vous pourrez donc travailler plus pour travailler moins. Et oui ! Si vous mettez moins de temps à réaliser vos tâches, non seulement vous en ferez plus mais vous gagnerez du temps ! Vous aurez sûrement reconnu ici la loi de Parkinson, qui nous rappelle que le travail prend le temps qu’on lui laisse.

 

  • La synergie décuple les résultats

La synergie, c’est l’association de plusieurs organes pour l’accomplissement d’une fonction. On peut la traduire par : vous devez coopérer. Chaque être est unique et a donc une vision des choses, une expertise et une intelligence elles aussi uniques. Ce qui veut dire qu’en travaillant avec vos pairs, vous aurez d’autres angles de vue et donc une vision plus élargie ! Dix cerveaux réunis seront toujours plus efficients qu’un seul.

Lorsque vous êtes face à un problème et que vous ne savez pas comment le résoudre, n’hésitez pas à aller voir vos collègues pour leur demander leur avis. C’est ce que l’on appelle l’intelligence collective. Coopérer avec l’autre nous fera toujours avancer.

Mais attention, l’intelligence collective peut aussi devenir une bêtise collective. Gardez votre unicité et tâchez à ce que le groupe ne suive pas une seule personne ; la bonne idée se cache dans la diversité des collaborateurs qui vous entourent.

 

  • Chercher efficacement l’information

Notre ère est nouvelle : nous avons aujourd’hui accès à un flot immense d’informations. Ce constat ne doit pas vous faire croire que c’est en cherchant simplement que vous allez trouver. Les algorithmes installés sur nos outils de recherche se trompent parfois de direction et c’est à vous de les contourner pour accéder au maximum de données.

Cela passe par plusieurs étapes :

D’abord, ne vous cantonnez pas à un seul moteur de recherche. Google, Bing, Yahoo et bien d’autres ont tous leurs propres algorithmes et vous permettront, associés, d’accéder un peu plus à l’univers immense qu’est internet.

Ensuite, faites bien attention à la façon dont vous rentrez votre recherche :

  • Si vous recherchez un type de fichier précis, par exemple un PDF pour avoir accès à des mémoires, tapez votre recherche suivie de filetype: et du type de fichier correspondant.
  • Pour une expression exacte ou une citation, n’hésitez pas à utiliser les guillemets.
  • Accédez à une définition exacte d’un mot avec la saisie define: devant le mot recherché.
  • Si vous avez besoin d’un élément mais que vous souhaitez ignorer des recherches en particulier – par exemple, si vous souhaitez acheter de nouvelles chaussures de sport mais que vous ne voulez pas de Puma, tapez chaussures de sport -puma.

N’hésitez pas également à rechercher votre besoin en anglais. Ainsi, vous utiliserez de nouveaux algorithmes et accèderez à de nouvelles sphères internet ! A ce sujet, configurez votre page d’accueil Google sur google.com et non google.fr.

Tous ces conseils vous permettront de gagner de précieuses minutes dans vos
recherches !

 

  • Organiser l’information

Un temps précieux est laissé à la recherche d’informations que nous avons déjà, mais que nous n’avons pas – ou mal – rangées. Il est donc fondamental d’avoir des outils qui, tout en nous faisant gagner du temps de par leur utilisation, nous permettent facilement d’avoir accès à nos données de manière intuitive.

Quelques outils qui nous ont changé la vie :

  • Evernote. Soyons sincères, notre vie est remplie d’informations qui arrivent au mauvais moment et que nous laissons donc traîner au fin fond de nos tiroirs, persuadés que nous saurons les retrouver au moment propice. C’est faux. Evernote permet la classification instantanée de pages web, messages audio, photos et e-mails. Son algorithme permet de retrouver facilement le dossier recherché. Par exemple : vous avez pris en photo une bouteille de vin que vous avez adorée le mois dernier, mais des photos vous en faites tous les jours et vous ne la retrouvez plus le moment venu de l’acheter. Et bien si vous l’aviez rentrée sur l’application, elle aurait immédiatement scanné la photo et aurait donc vu « Bourgogne aligoté ». Ainsi, quand vous rechercherez « bouteille Bourgogne » sur Evernote, l’algorithme vous ressortira immédiatement votre photo. Pour les articles web, pas de panique, Evernote a un web clipper immédiatement installé lors du téléchargement. Testé et approuvé par toute l’équipe.
  • L’organisation visuelle. Bien que l’accès au digital ait énormément d’impacts positifs dans nos vies (on ne vous dira pas le contraire), il cause parfois des actes manqués. On peut par exemple manquer un rendez-vous que nous avions marqué au fin fond de notre application Notes, ou ne pas se rendre compte de la charge de travail que nous avons. Nous vous conseillons pour cela d’avoir dans votre bureau des panneaux qui vous permettront de voir directement où vous en êtes dans votre travail. Ci-dessous le tableau de Brainswatt, pour ne jamais rien oublier !

  •  Zėn-it. Comme nous le disions plus haut, on perd aussi de précieuses minutes lorsqu’on cherche désespérément un dossier sur notre ordinateur. Sans sûreté de le trouver qui plus est ! Le desktop, c’est souvent un amas de dossiers, nommés ou non, visités régulièrement ou pas, mais c’est surtout une jungle dans laquelle il est difficile de se retrouver. Ces minutes-là, bien qu’indolores, ont toutes leur importance puisqu’elles disparaissent plusieurs fois par jour. Notre solution est une petite idée sortie de notre esprit : le fond d’écran Zėn-it. Et puisque nous sommes sympa, nous vous l’offrons gratuitement, cliquez simplement sur la catégorie que vous souhaitez ! Accès développement, méthode Eisenhower ou pour les créatifs – on rigole d’avance -, choisissez celui qui vous correspond le mieux et gagnez enfin du temps ! Le principe : de la même manière que pour l’organisation visuelle, divisez votre fond d’écran en 4 parties distinctes et nommées pour avoir un champs de vision clair et rapide de là où sont rangés vos dossiers. En prime, on vous a même trouvé des citations motivantes et mis des couleurs qui apaisent. Plaisir d’offrir.

 

  • Éviter les réunions inutiles

Ici encore nous perdons du temps pour une raison technologique : tous nos agendas électroniques sont automatiquement réglés sur 1h lorsqu’on marque une prise de rendez-vous. Évidemment, certaines durent plus longtemps, mais pas toutes. Lorsqu’on a besoin de 17 minutes, disons, pour le sujet que nous avons à traiter, cela rapporte à notre point 2 : prendre une heure nous rendra moins efficace et concentré puisque le temps amène à la procrastination. Ainsi, la réunion sera moins utile et vous devrez sûrement en refaire une autre, d’ailleurs. Pour cela aussi, nous avons la solution !

D’abord, n’hésitez pas à configurer vous-même la durée par défaut d’une réunion à 30 minutes au lieu d’une heure. Mais surtout, rendez-vous sur réuniomètre.fr ; cet outil vous permettra non seulement de rationaliser les temps de réunion, mais surtout de vous rendre compte du temps que vous perdez ! Le principe est simple : entrez le nombre de participants, leur salaire mensuel moyen et la durée prévue de la réunion, l’outil vous dira combien elle coûte. Une manière de montrer avec humour qu’il faut préparer ses réunions pour ne pas perdre de temps… ni d’argent !

 

  • La psychoacoustique ou comment se mettre soi-même dans un état de concentration extrême

La psychoacoustique est l’étude des sensations auditives ressenties lorsqu’on entend un stimuli (un son). Le sujet est vaste mais le point qui nous intéresse est que grâce aux sons que nous entendons, notre cerveau peut se mettre en état de quasi auto-hypnose et donc en concentration extrême.

Notre environnement sonore impacte fortement notre efficacité, le bruit généré par un open space, par exemple, nous donne des possibilités de distraction non négligeables : les conversations alentours, le son des notifications, les téléphones et cliquetis des claviers…

Or, nous avons aujourd’hui des moyens de pallier à ces distractions.

D’abord, choisissez la musique que vous souhaitez : il faut juste qu’elle n’ait pas de paroles qui pourraient vous distraire. Aucune obligation sur son rythme, elle peut être aussi calme qu’entrainante. Ensuite, écoutez-là systématiquement avant de vous coucher pendant une semaine : l’activité cérébrale que vous avez à ce moment-là correspond au rythme Alpha, un rythme synonyme de quiétude que l’on retrouve dans plusieurs situations comme la détente ou le repos. Beaucoup affirment que ces ondes sont propices à la concentration et à la mémorisation accélérées. L’idée est donc de conditionner, à la manière de Pavlov, notre cerveau afin qu’il associe le stimuli du son choisi au rythme Alpha. Ainsi, chaque fois que cette musique passera, votre cerveau se mettra quasiment automatiquement dans cette posture et vous pourrez travailler intensément sans être gêné par les bruits alentours.

Notre sélection :

24 préludes, Op. 28 : No. 15 in D-flat Major “Raindrop” – Frédéric Chopin
Everloving et God moving the face of the waters – Moby
Palms et You – Petit Biscuit
Now we are free – Hans Zimmer & Lisa Gerrard

Et vous alors, c’est quoi vos astuces pour être efficace ? On attend vos retours !