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Comment et pourquoi optimiser la facilitation d’un groupe ?

Dans cet article, vous allez pouvoir découvrir comment et pourquoi optimiser la facilitation d’un groupe. Être facilitateur, c’est quoi ? Comment se prépare la facilitation d'un groupe ? Comment faciliter un groupe ?

Jeremie Bohbot - Comment et pourquoi optimiser la facilitation d’un groupe ?Jérémie Bohbot est senior innovation architect chez BrainsWatt, ce qui veut dire que (on va prendre les mots à l’envers parce que c’est de l’anglais) :

Architect : il créé des structures

Innovation : pour aider les entreprises à innover

Senior : tout en étant super expérimenté donc super badass.

Et puisqu’il est sympa, en plus, il vous raconte en quoi consiste ce job précieux dans un monde où les entreprises sont partagées entre besoin de se transformer rapidement et réunionite aigue (et ça tombe bien parce que chez BrainsWatt, créer des structures pour aider les entreprises à innover tout en étant super badass, c’est notre cœur de métier).

Être facilitateur, c’est quoi ?

Le métier de facilitateur, c’est un peu comme le métier de sage-femme : on doit faire accoucher un groupe d’une solution mais c’est lui qui fait tout le travail. On doit juste lui donner le bon cadre pour ça, la canaliser dans un processus créatif et de production.

En général on est sollicité par un client pour résoudre un problème ; parfois le problème identifié par le management n’est pas le bon. Et comme une solution à un non-problème n’a aucune valeur, il faut d’abord identifier le véritable problème.

Comment se prépare la facilitation d'un groupe ?

La phase de préparation est très importante, car il s’agit d’abord de répondre aux fameuses six questions qu’on connait tous : Who What Why Where When et How ?

En résumé, on doit savoir quel livrable est attendu (est-ce un prototype ? un pitch ? un nouveau produit ? ou quelque chose de plus qualitatif, comme fédérer une équipe ?), qui doit le produire (un groupe de 5 personnes ? de 15 ? de 150 ?), dans quelles contraintes de lieu et de temps (cinq jours dans une salle  ? Une demi-journée dans un château ?...), mais surtout quel est l’objectif recherché ? Parce que l’idée n’est pas de produire un résultat cométique mais de vraiment résoudre le problème, et c’est là qu’intervient le « How ? » : comment arriver à cette résolution ?

Et alors, comment faciliter un groupe ?

D’abord il faut choisir la méthode idéale dans le contexte donné : Lego Serious Play ? Google Design Sprint ? Start-up mode ? Méthode Start with Why ? Il en existe tellement, et c'est ça qui est fun. Il faut se renouveler en permanence. Il est donc nécessaire de chercher,  concevoir et hacker des méthodes permettant de mobiliser l'intelligence collective d'un groupe.  

Ensuite, il y a tout un tas de règles à suivre pour que le travail aboutisse rapidement à une solution qui soit facile à mettre en place, rentable et efficace : poser beaucoup de questions, synthétiser le travail de l’équipe et garder un œil sur la montre. Il faut faire confiance, être à l’écoute. Mais il faut surtout ne pas chercher à être le plus intelligent de la pièce : Jake Knapp, de  Google Ventures, a l’habitude de dire que le facilitateur est une poêle, pas l’omelette à l’intérieur. Son job c’est juste de la cuire.

Egalement, ça peut sembler bête mais on doit réussir à convaincre les participants à ce qu'ils rangent leurs téléphones et leurs ordinateurs. Le cerveau c’est comme de la bande passante : s’il est saturé, il rame...

Pour nos ateliers, on doit s’assurer que toute le monde consacre 100% de sa concentration au problème à résoudre,  comme dans cette scène d’Apollo 13 où des ingénieurs de la NASA doivent trouver une solution pour sauver des astronautes dont le temps est compté.

Lorsqu'on facilite un groupe, il ne faut pas trop se prendre au sérieux non plus. Il faut gérer des gens qui n’ont parfois pas envie d’être là, et rester dynamique et concentré pendant toute la durée de l’atelier… Mais on canalise aussi l’énergie des participants pour s’en nourrir. Et puis mieux vaut s’assurer qu’il y aura du café en continu !

Tu as des exemples de solutions que vous avez trouvées dans le cadre de ce type d’atelier de facilitation ?

Nous avons facilité le travail de nombreux groupes. Les projets sont aussi variées que travailler sur la raison d'être d'une PME, revoir tout le processus achat d’un grand groupe, accompagner le lancement d’un nouveau produit, imaginer avec ses salariés le futur du divertissement pour le compte d'une compagnie aérienne, préparer le lancement d’une nouvelle offre d'assurance sur un marché étranger… et plein d’autres choses. Et à chaque fois la magie a opéré.

Plein d’exemples de défis relevés par BrainsWatt ici

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