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Comment réussir votre séminaire d’entreprise ?

À vous, les chargés de communication, les event planners, les directeurs, les assistants. Vous qui devez organiser votre prochain séminaire d’entreprise, un événement qui ait du sens et qui vous permette d’atteindre vos objectifs. Ils sont souvent l’occasion d’annonces importantes, qu’elles soient stratégiques ou organisationnelles.
Chez BrainsWatt, nos clients nous demandent régulièrement comment réussir leur séminaire « clé en main ». On s’est donc dit que plutôt que de leur répondre un par un, on allait en faire profiter tout le monde. Grâce à ces quelques points fondamentaux, vous allez voir comment faire pour que votre séminaire ait un fort impact sur vos collaborateurs et vous amène aux objectifs escomptés.

La question à se poser avant de commencer

Pourquoi faites-vous ce séminaire ?

Simon Sinek est l’auteur du fantastique « Start With Why », un livre à l’origine de tout un mouvement qui vise à ce que les gens soient motivés par leur travail. Et la base de sa pensée, c’est de commencer par : Pourquoi ?

Pourquoi organisez-vous ce séminaire d’entreprise ?
L’idée est la suivante : chacun est capable d’expliquer ce qu’il fait, mais très peu peuvent dire pourquoi. Cela n’a rien à voir avec le profit, mais plutôt avec ce qui nous inspire.

En ayant identifié pourquoi vous faites ce séminaire, vous allez conditionner toute son organisation et la manière dont vous allez communiquer dessus. C’est grâce à l’inspiration de ce « why » que vous pourrez construire une stratégie innovante. Bref, c’est grâce à ça que vous arriverez à donner à votre séminaire du sens et un impact forts.

 

L’organisation du séminaire : prévoyez !

Choisir la date

Il est très important que toutes les personnes clés concernées par le séminaire puissent être présentes , afin que tous les collaborateurs voient leurs supérieurs concernés et le soient aussi. Ainsi, choisissez votre date bien à l’avance. Faites attention aux jours fériés et donc aux éventuels ponts qui pourraient être pris. Enfin, si vous exercez dans un secteur saisonnier, veillez bien à ce que le séminaire ne soit pas en pleine période d’activité.

Le budget

Le budget est une question fondamentale dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Nous vous recommandons donc de tout budgéter en amont de l’organisation, afin que vous ne soyez pas sujets à des dépassements tarifaires imprévus. Au-delà des éléments comme le choix du lieu ou du traiteur, n’oubliez pas les petits détails : les badges, les en-cas sont des frais que vous aurez à faire et qu’il faut compter dès le départ dans votre budget.

Le timing

Un séminaire, c’est beaucoup de gens présents et autant de sujets à traiter. Question organisation, vous vous préparez donc à un grand marathon qui peut être chamboulé de multiples manières. Il faut donc que vous traitiez le planning d’une main de fer. Soyez précis dans la construction de celui-ci et surtout, prévoyez les aléas : si l’heure d’arrivée des employés est à 9 heures, par exemple, ne pensez pas commencer votre conférence 10 minutes plus tard. Assurez-vous qu’il y ait des plages horaires élargies afin que vous ne soyez pas pris par le temps.

Trouver un lieu adapté

Il est important de trouver un lieu en adéquation avec l’ambiance que vous souhaitez donner à votre séminaire d’entreprise. Si vous mobilisez des collaborateurs qui n’habitent pas dans la région où vous organisez votre séminaire, pensez bien à ce que le lieu soit proche de l’aéroport ou qu’il puisse les loger, par exemple.

Pour cela, nous avons plusieurs partenaires que nous vous recommandons et en qui nous avons toute confiance :

Chateauform : pour des lieux uniques en France, qui donneront un goût d’exception à votre séminaire.
Kactus : pour des locaux atypiques et originaux autour de Paris.
Blue Office by Nexity : pour des espaces de coworking équipés et innovants sur Paris. C’est dans celui d’Alfortville que nous avons eu l’occasion d’organiser un sprint d’innovation pour Air France KLM.
Next Door by Bouygues Immobilier : pour des endroits adaptés à vos besoins, en plein centre de Paris.

Comment rendre votre séminaire inoubliable ?

Trouvez le bon sponsor

Pour que votre séminaire ait un impact fort sur vos collaborateurs et qu’ils soient dans un esprit positif et ouvert au changement, il faut que celui qui le représente le soit tout autant. Choisissez une personne leader, qui puisse convaincre et mobiliser. Il faut également qu’elle soit disponible pour le séminaire mais surtout qu’elle participe. L’idée est que ce(tte) leader influe positivement durant tout le séminaire : plus les collaborateurs verront un leader engagé, plus ils le seront. Du coup, si vous cherchez, évitez celui qui sera en permanence au téléphone et qui n’incarnera pas le changement.

Pour exemple, nous avons organisé un sprint d’innovation chez Oracle l’an dernier. Le patron l’a introduit déguisé en cosmonaute. Une manière simple de détendre l’atmosphère tout en fédérant ses équipes.

Inspirez vos collaborateurs

Un séminaire, c’est aussi un moment qui sert à (re)donner envie à vos collaborateurs. Il faut qu’ils ressortent de ces quelques jours motivés et prêts à aller de l’avant. Nous vous conseillons donc d’entre-couper votre événement par des conférences d’experts extérieurs, qui pourront inspirer et encourager vos collaborateurs à penser différemment.

Pour cela, de nombreuses agences de speakers existent et vous permettent d’accéder à divers sujets. Nous vous recommandons tout particulièrement A-speakers et AdGENCY, deux agences d’experts qui n’ont jamais déçu et avec qui nous travaillons quotidiennement. Travailler avec des agences reconnues et en lesquelles vous avez confiance est fondamental pour ne pas se tromper dans le choix des conférences.

Vous trouverez toutes nos conférences ici.

Mobilisez l’intelligence collective de vos collaborateurs

Les séminaires d’entreprise sont souvent l’occasion de mobiliser l’intelligence collective de votre organisation afin de résoudre des problèmes d’entreprise en un temps record. C’est là tout l’intérêt de méthodes favorisant la mobilisation de l’intelligence collective en place comme les Start-up Mode. N’oubliez pas que la solution ne vient pas toujours d’en haut, et que c’est en favorisant la participation de tous que l’on arrive à de réelles pistes de solutions !

Soyez fun !

Dans l’idée de donner envie à vos collaborateurs, deux points sont fondamentaux dans le déroulement de votre séminaire.

Le catering

Que vous les vouliez gourmands, healthy, sur le pouce ou bistronomiques, les repas sont importants ; des collaborateurs qui ont faim ou qui ont trop mangé ne seront pas aptes à se concentrer. Moments de détente et de partage, ils permettent de donner une atmosphère moins solennelle à l’événement.

Nos recommandations :

Baluchon – une entreprise sociale en plein coeur de la Seine Saint-Denis, responsable et franchement sympa.
Noglu – Les rois du gluten-free, on est fan de leur fraisier.
– Le traiteur haut de gamme, pour des moments culinaires d’exception.

La musique

Intemporelle, facile d’accès et joyeuse, elle doit pouvoir plaire à tous et surtout, ne déranger personne. Ce n’est pas tâche facile lorsqu’on a 300 paires d’oreilles à contenter ! Mais ne désespérez pas : on vous a concocté une petite succession de titres qui, même s’ils ne suffiront pas pour plusieurs jours, vont pouvoir vous inspirer et vous donner des idées !

Deux genres :
• Pour les entrées en scène et les temps de pause, c’est ici ;
• Pour la concentration des temps de travail, c’est !

On espère que toutes ces idées vous aideront et n’hésitez pas à nous donner vos bons plans 😉
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !

 

 

 

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